顧客との日程調整をスムーズに行うたった１つのコツ
私のようなシステムエンジニアは、システム開発を進めていくにあたってお客さんとよく打ち合わせを行います。
先方の都合と自分たちの都合をすり合わせなくてはいけないので、なかなか面倒なのですが、いつも心がけていることがあります。
それは候補となる日を複数提案する、ということです。
まず最初に社内であらかじめ日程調整を行います。だいたいこの日なら関係者の都合が良いという日を３つほどピックアップしてまとめます。だいたい２週間ほどの期間を設定して、その中から３つか４つをピックアップします。１週間まるごと都合が良くてどの日でもOKということであれば、２週間のうちで３日ほどしか都合のつかないこともあります。
次に、社内でまとまった都合の良い日というのを先方にご連絡します。そのときに「こちらの都合で大変申し訳ありませんが・・・」というような感じで、予め決めておいた日程を先方に連絡します。そうすると先方がスケジュールを確認しながら候補の日程の中から選んで連絡してもらえます。
だいたいこの方法で、ほぼ９０％の確率で１回で日程調整が完了します。
ものすごく忙しいお客さんだと、２週間先まで埋まっているということもありますが、だいたいの場合は２週間もあれば予定が空いています。
逆に、こちらの都合がいつでもOKということであれば、先方に都合の良い日を３つほど連絡してもらうということもあります。こちらとしてはいつでもいいので、先方に都合のいい日を選んでもらってこちらがそれに合わせるという形になります。こちらも１回で日程が決まることが多いです。
日程調整は面倒ですが、候補日を複数提案することでスムーズに決定することができます。
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